Em tempos de coronavírus, os donos de negócio devem priorizar a proteção da equipe. Para isso, cada vez mais empresas vem adotando a estratégia de home-office, o trabalho de casa.
Mas muita gente nunca trabalhou nesse modelo e ainda tem dúvidas sobre como manter a produtividade e a rotina em casa. Pensando nisso, montamos esse artigo com várias dicas para que você e sua equipe consigam manter o ritmo no home-office. Vem ler!
1. MANTER A ROTINA
O primeiro passo para ter sucesso no home-office com o seu time é manter uma rotina. Se o expediente era das 9h às 18h, combine o mesmo horário com seus colaboradores. Ter uma rotina ajuda na organização individual e alinha o time. Se cada um resolvesse trabalhar em um horário diferente, a comunicação ficaria comprometida.
O mesmo vale para os intervalos. Se seus funcionários tinham uma hora de almoço disponível, mantenha essa proposta. Oriente a equipe a manter uma bancada organizada de trabalho e a não trabalhar de pijama. Essas medidas contribuem para as pessoas sentirem que estão de fato trabalhando e auxiliam na produtividade.
Além disso, é importante deixar a equipe relaxar. Não vale acionar o time às 23h se esse não era o combinado entre vocês. Não é porque as pessoas estão trabalhando de casa que elas estão disponíveis o dia inteiro.
2. COBRAR RESULTADOS
Não adianta tentar monitorar o número de horas que o seu time está trabalhando em um regime de home-office. Trabalhar mais horas não significa produtividade. Então, cobre aquilo que você pode controlar, que são os resultados.. Para isso, o planejamento é peça chave. Estabeleça o que cada um precisa entregar e estipule prazos. Os prazos são fundamentais para garantir ritmo e a produtividade da equipe.
Se vocês não estão acostumados a trabalhar com essa dinâmica, esse é o momento de mudar a mentalidade e criar um ambiente de trabalho orientado por resultados. Com base nas metas estabelecidas, você consegue avaliar o desempenho de cada colaborador muito mais do que se olhasse apenas para o número de horas que eles trabalham. Existem algumas ferramentas para monitorar a produtividade da equipe. Vamos ver quais são elas?
3. ORGANIZAR AS TAREFAS
A organização é essencial para manter a disciplina, a rotina e a produtividade. E aqui não vale só para manter a mesa de trabalho organizado. Claro, isso também é importante, mas a organização vai muito além. Se você definiu as metas e os projetos de cada funcionário, como monitorar o andamento de cada um desses planos? Hoje, existem soluções específicas para isso, como o Trello e o Asana.
TRELLO
O Trello é uma ferramenta de colaboração em equipe muito fácil de usar. Ela é composta por cartões, listas e quadros para organizar as tarefas do seu negócio. Assim, você cria um projeto e atribui responsáveis para ele. Há diversos modelos que podem ser escolhidos para gerenciar as atividades.
Você também consegue deixar comentários em cada tarefa para orientar melhor o colaborador sobre o que é esperado dele naquela tarefa. O melhor é que ele pode acessar a plataforma no celular pelo app.
Para conhecer o Trello, clique aqui.
ASANA
Assim como o Trello, o Asana é uma solução para o gerenciamento de projetos e a colaboração do time. Com ele, você separa as atividades por projetos, delega tarefas e estabelece prazos para elas serem finalizadas. Assim que uma tarefa é atribuída, o responsável é notificado.
O layout da plataforma é bastante fácil de entender. Cada projeto é dividido em colunas. Você pode nomeá-las da forma que preferir. Normalmente, usam-se três: a fazer, em andamento, finalizadas. Assim, você pode arrastar as tarefas de uma coluna para outra.
Com isso, é possível visualizar o que está sendo feito, o que já foi finalizado, pronto para a próxima etapa, e o que está em atraso.
Esse tipo de organização é fundamental para garantir a produtividade do time e mantê-lo engajado. Para saber mais sobre o Asana, é só clicar aqui.
4. CRIAR UM CANAL DE COMUNICAÇÃO
Com toda a equipe trabalhando em casa, é essencial estreitar a comunicação com o time, afinal, o virtual vai ser o único meio de contato entre vocês. A boa notícia é que hoje existem inúmeras ferramentas para criar um canal de comunicação com o time. E a primeira delas, eu tenho certeza que você conhece, é o WhatsApp!
O aplicativo de mensagens é muito eficiente para criar um grupo com todas as pessoas do seu time e compartilhar mensagens. A versão web do app facilita ainda mais, porque tem um layout mais amplo do que a tela do celular. Além disso, como as mensagens podem ser digitadas com o teclado do computador, a comunicação fica ainda mais rápida.
A dica para usar o WhatsApp é resolver questões pontuais que envolvam todos, como comunicados importantes. Se 300 mensagens ocuparem a caixa das pessoas envolvidas, ninguém vai ler e ainda podem silenciar o grupo. Para discussões específicas de cada área, prefira o Slack.
SLACK
O Slack é uma solução que conecta os colaboradores do seu negócio e permite a troca de mensagens. Ele permite criar desde grupos maiores, que envolvem todas as pessoas da equipe, até subgrupos.
Assim, você pode criar um grupo para o time de marketing, outro para vendas, outro para o adminsitrativo. Com isso, concentra as responsabilidades de cada um e não dispersa o time com vários assuntos ao mesmo tempo, como aconteceria no WhatsApp.
A plataforma tem ainda outras funcionalidades, como integrações com sistemas de vendas. Se você usa um software como esse, pode conectá-lo ao Slack. Assim, cada vez que uma venda for feita, seu time é notificado.
O Slack é uma ferramenta importante para estimular a produtividade e oferecer reconhecimento à equipe. Nessa época, mais do que nunca, é preciso deixar o time unido e essa ferramenta pode ajudar bastante. Para conhecer mais sobre ela, acesse o site do Slack.
5. FAZER REUNIÕES VIRTUAIS
Existem assuntos que precisam ser conversados, mais do que digitados. Você até pode tentar fazer uma reunião por WhatsApp ou Slack, mas um canal que permita fazer videoconferências é muito mais eficiente.
HANGOUTS MEET
O Hangouts Meet é uma ferramenta desenvolvida pela Google especialmente para videoconferências.
Por conta do momento que estamos vivendo, a Google disponibilizou a ferramenta gratuitamente para todos. Assim, é possível fazer reuniões com mais de 250 participantes, além de transmissão em tempo real para mais de 100 mil. Você também consegue gravar as videoconferências e arquivá-las no seu Drive.
Quer conhecer o Hangouts Meet? Clique aqui.
ZOOM
O Zoom é outra solução para reuniões virtuais. A ferramenta permite até 1000 participantes em cada videoconferência. Outra funcionalidade do sistema é o recurso de compartilhamento de tela, que facilita as apresentações em Power Point.
Você também consegue agendar as reuniões. Assim, seus colaboradores já reservam o horário na agenda para fazer a videoconferência. Para conhecer o Zoom, entre aqui.
Viu como fica mais fácil fazer home-office com tantas ferramentas eficientes disponíveis? Então, prepare sua equipe para o momento e garanta a produtividade e a comunicação de todos!